9 tips voor het maken van een goede briefing

In mijn blog; 5 misverstanden over copywriting en copywriters benoemde ik onder andere het belang van een goede briefing. Een goede briefing kan het verschil maken tussen een goede of slechte tekst geleverd krijgen van je copywriter. Toch nemen veel opdrachtgevers dit onderdeel niet zo serieus, ze zijn vaak onduidelijk en incompleet. In deze blog zet ik alle belangrijke punten op een rij. Als je als opdrachtgever deze erbij houdt dan weet ik zeker dat de opdracht door jouw copywriter beter begrepen zal worden en de teksten in lijn der verwachting zal liggen.

Waarom is een goede briefing zo belangrijk?

Als freelance webdesigner en content creator heb is voortdurend te maken met nieuwe opdrachten waar een opdrachtgever iets van mij verlangd. Of ik nu een tekst ga schrijven of ik mag een mooie website maken, een goede briefing is essentieel!

Mijn voorkeur gaat uit naar een uitgeschreven briefing van mijn opdrachtgever. Soms komt het voor dat ik na een gesprek met de opdrachtgever zelf de briefing maak en deze ter goedkeuring verstuur naar de opdrachtgever. Dit zorgt ervoor dat we een duidelijke visie en einddoel hebben.

Hoewel ik een heel eind kom op gevoel kan ik toch niet helemaal in het hoofd van mijn opdrachtgever kijken. En om miscommunicatie te voorkomen is het van groot belang om een goede briefing te ontvangen of te maken.

Wanneer er geen duidelijk briefing is gegeven is de kans op onnodig veel correctierondes aanzienlijk, welke weer extra tijd én geld kosten. Het gaat ook ten koste van de kwaliteit als er heel veel aan gesleuteld wordt. Daarnaast is de kans groot dat het de werkrelatie beïnvloed en dat is onnodig zonde.

A good script and a good brief from the director is enough to let me know what is expected of me.

Sanjay Dutt

Zo maak je een briefing aan je copywriter

Laten we er stapsgewijs doorheen gaan, de 9 punten die je als opdrachtgever sowieso in je briefing zou moeten zetten.

1. Planning

We beginnen met de datum waarop het klaar moet zijn – de deadline. Dit is een vast gegeven maar ga er van uit dat er minstens 1 correctieronde plaats moet vinden. Dus ik zou altijd adviseren om met 2 data te werken, de echte deadline (publicatie datum) en een datum (ruim) voor publicatie voor de eerste versie. Zo bouw je tijd in voor een correctieronde en zorg je ervoor dat er geen stress ontstaat, dit komt het werk zelden ten goede.

2. Bedrijfsinformatie

Vertel iets over het bedrijf.

• Wat bieden jullie aan?
• Overzicht van producten en/of diensten
• Wat is jullie ups?
• Missie/visie
• Aantal medewerkers
• Wat voor soort klanten; noem er een paar
• Grootste uitdagingen
• Overzicht van websites en social media-kanalen
• In welk segment bedienen jullie (hoog-midden-laag)
• Wie zijn je concurrenten

3. Soort tekst

Beschrijf zo duidelijk mogelijk wat voor soort tekst je geschreven wilt hebben. Een website pagina, blog, nieuwsbrief, jaarverslag, persbericht of iets anders? Stel het gaat om een persbericht, voeg dan wat links toe van artikelen waar je erg tevreden over bent. Het kan een eerder geschreven artikel zijn van je eigen bedrijf of een bericht zijn van een concurrent. Evt. voeg je ook het maximum aantal woorden toe. Belangrijk is dat de copywriter niet 2 kantjes gaat schrijven terwijl er maar ruimte is voor een half A4-tje.

4. Doel

Voor je begint is het goed om te bedenken wat de tekst moet doen. Om het makkelijk te houden zijn er zes tekstdoelen:

• Activeren
• Amuseren
• Informeren
• Instrueren
• Opiniëren
• Overtuigen

Dan is het ook belangrijk of er na het lezen van de tekst een actie verwacht wordt van de lezer. Dit noemen ze de call-to-action. Vaak zie je dat op een website in de vorm van een button. Hiermee kan je de klant makkelijk een contactformulier laten in vullen of doorlaten klikken naar de pagina waar het product besteld kan worden. Maar wat als de tekst niet digitaal is? Wat wil je dat de lezer dan gaat doen, naar de website sturen, bellen, een mail laten sturen , naar de winkel komen?

5. Type medium

Waar wordt de tekst geplaatst? Is het een digitaal medium of voor een offline campagne? Is het een onderdeel van een groter geheel? In dat geval is het handig om zoveel mogelijk informatie wat je al hebt te delen met de copywriter. Van kleurgebruik tot designstijl, het kan allemaal bijdragen aan een goed beeld van het geheel. Wil je dat de copywriter een persbericht schrijft, die ter ondersteuning van een te lanceren campagne? Deel dan de gehele campagne met de copywriter, van teksten tot visuele uitingen. Alles helpt om de copywriter direct op de juiste weg te zetten.

6. Doelgroep

Voor wie wil je dat je copywriter een tekst gaat schrijven? Als het goed is heb je als bedrijf een ideale consument waar je al je campagnes opricht. Veel bedrijven hebben al eens tijd geïnvesteerd om een buyer persona’s te maken, dit is heel waardevol, zo kan je veel beter een campagne richten op de juiste doelgroep. Waardoor het resultaat vaak veel positiever is.

Wanneer het om een wat grotere opdracht gaat, zou je je copywriter kunnen uitnodigen om een klant gesprek of een presentatie bij te komen wonen. Dit geeft vaak een nog betere inzicht in de eindconsument.

7. Tone of voice

Het is de toon die de muziek maakt. Oftewel, de stijl waarin geschreven wordt moet werkelijk aansluiten bij het doel van de tekst en de doelgroep. Sommige bedrijven hebben een stijlgids, stuur deze mee. Heb je die niet? Omschrijf dan onderstaande punten:

• Jij of U?
• Formeel of informeel? Wil je dat het zakelijk is of mag het wat losser geschreven worden?
• Zijn er bepaalde termen die niet gebruikt mogen worden?
• En dan nog de Engelse termen, mogen deze gebruikt worden of liever niet?

Als copywriters worden wij altijd heel blij van voorbeelden. Ongetwijfeld heb je teksten gezien of zelfs bewaard die je aanspreken en waarvan je vind dat ze bij jou bedrijf passen. Stuur ze mee, hoe duidelijker jij bent over je wensen en verwachtingen hoe beter je copywriter daarop in kan spelen.

8. Zoektermen

Je wilt niet alleen dat je een lekkere tekst terug krijgt maar je wilt ook dat je tekst gevonden en gelezen wordt, dus doe vooral zelf vast een zoekwoorden onderzoek. Geen idee hoe je een zoekwoorden onderzoek moet doen? Geen probleem, schrijf dan alle woorden op waarvan jij graag zou willen waarop je tekst wordt gevonden en check met je copywriter of hij of zij dat verder voor je kan uitwerken.

9. Afbeeldingen en video

Foto’s of video’s zijn een zeer goede aanvulling op het beeldend maken van de tekst. Des te belangrijker om deze mee te sturen wanneer je deze hebt. Het kan ook zijn dat je de copywriter vraagt om beeldmateriaal bij de tekst te zoeken.

Ik ben er van overtuigd dat je nu een goede en heldere briefing kan schrijven waar jouw copywriter prima mee uit de voeten kan. Als dat niet zo is, ga dan snel op zoek naar andere copywriter 😜

Heb jij aanvullende tips om copywriters optimaal te briefen, of heb je juist een vraag? Neem dan gerust contact met mij op.